Văn phòng đóng vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Nó không chỉ là bộ mặt mà còn phần nào thể hiện được định hướng và sứ mệnh doanh nghiệp đang hướng tới. Vì thế, nếu bạn đang đau đầu với việc tìm kiếm phương án bố trí văn phòng thích hợp thì đừng lo. Ngay bây giờ, Timi Office sẽ chia sẻ cho bạn các loại hình văn phòng phổ biến của năm 2023 đấy!
>>>> GIỚI THIỆU BẠN: 101+ Mẫu thiết kế nội thất văn phòng hiện đại, sang trọng nhất 2023
1. Khái niệm văn phòng là gì?
Văn phòng là nơi dùng cho quá trình làm việc, thường là trong một tòa nhà riêng lẻ hoặc trong một tập đoàn. Tại đó, các cá nhân, tổ chức, tập đoàn, doanh nghiệp có quan hệ với nó có thể sử dụng. Thi công nội thất văn phòng luôn được trang bị đầy đủ bàn ghế, máy vi tính, tủ sách và các thiết bị khác. Tùy thuộc vào đặc điểm của doanh nghiệp mà có thể nhiều phòng ban sẽ cùng làm việc trong một văn phòng.
2. Chức năng của các loại hình văn phòng ở nước ta
2.1. Nơi làm việc của cán bộ nhân viên
Văn phòng là nơi các cán bộ nhân viên, các phòng ban tiến hành hoạt động công việc để thực hiện nhiệm vụ mà công ty giao phó. Không gian làm việc phải đáp ứng yêu cầu về sự dễ chịu, thoải mái, khiến nhân viên tăng cảm hứng làm việc và nâng cao sức sáng tạo. Điều này giúp gia tăng hiệu suất công việc của nhân viên và cả công ty.
2.2. Tổ chức hội họp, đón tiếp
Không chỉ là nơi làm việc của nhân viên mà các loại hình văn phòng còn đóng vai trò là nơi tổ chức hội họp, đón tiếp. Đặc biệt là các buổi gặp gỡ đối tác, trao đổi dự án và bàn về vấn đề hợp tác. Một văn phòng phù hợp sẽ làm tăng mức độ thân thiết, thiện cảm giữa các đối tác với nhau để cùng nhau hỗ trợ hoạt động kinh doanh vững mạnh trên thị trường.
2.3. Tiếp nhận thông tin thư từ, bưu tín
Văn phòng cũng là nơi tiếp nhận thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh, thư từ, bưu tín của doanh nghiệp, đồng thời lưu trữ chúng. Chức năng này giúp cho doanh nghiệp vận hành kinh doanh một cách hiệu quả, nhịp nhàng, logic. Bên cạnh đó hỗ trợ một phần cho việc quản lý và training, đào tạo những nhân viên mới vào làm việc.
3. Loại hình văn phòng truyền thống
Trong các loại hình văn phòng ở nước ta hiện nay thì văn phòng truyền thống và Co Working là những loại hình phổ biến. Không gian làm việc được bố trí giúp công ty dễ dàng trong việc quản lý nhân viên khi thực hiện các công việc mang tính hệ thống tạo hiệu quả cao trong quá trình làm việc.
Văn phòng truyền thống phát huy hiệu quả trong việc bảo đảm quyền riêng tư của nhân viên và tính ổn định lâu dài giúp cho công ty vận hành ổn định trong thời gian dài. Tuy nhiên, loại hình này còn tồn tại một số nhược điểm sau:
- Thiếu sự linh hoạt, khó khăn trong việc gắn kết các phòng ban với nhau
- Chi phí xây dựng tốn kém nên chỉ có những doanh nghiệp với nguồn tài chính ổn định mới áp dụng được
4. Các loại hình văn phòng hiện đại
4.1. Văn phòng ảo (Virtual Office)
Văn phòng ảo thực chất vẫn được pháp luật Việt nam công nhận, các doanh nghiệp có thể thuê địa điểm này để đăng ký kinh doanh hay làm việc. Nơi này không có hoạt động làm việc diễn ra, chỉ đại diện tiếp nhận những giấy tờ, thư từ và sử dụng khi có việc cần đến. Thông thường loại hình này không có người quản lý, không có nhân viên, hữu hình với diện tích nhỏ nhưng vẫn đảm bảo có những đồ dùng nội thất văn phòng.
Văn phòng ảo giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí xây dựng nhưng vẫn đảm bảo đăng ký thành lập doanh nghiệp một cách hợp pháp. Bên cạnh đó, việc có một địa chỉ văn phòng sẽ đảm bảo sự uy tín và chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt đối tác.
>>>> XEM NGAY: Thiết kế phòng làm việc công sở rộng rãi, thoáng mát
4.2. Văn phòng chung (Co-working Space)
Trong những loại mô hình văn phòng phổ biến thì Co-working Space rất phù hợp cho các công ty mới thành lập, công ty nhỏ hay những cá nhân làm việc độc lập với kinh phí đầu tư cho không gian làm việc không quá lớn. Văn phòng chung được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ công việc mà vẫn có đủ không gian cho cá nhân và tập thể có sự liên kết với nhau và với bên ngoài để mở rộng mối quan hệ.
Tuy nhiên, văn phòng chung vẫn tồn tại nhược điểm là không gian làm việc không được thiết kế theo phong cách riêng của công ty. Bên cạnh đó, tính bảo mật không cao và thiếu không gian riêng tư cho nhân viên gây trở ngại đáng kể trong công việc.
4.3. Văn phòng chia sẻ (Shared Office)
Đây là các loại hình văn phòng có tính cộng đồng cao khi kết hợp khu vực làm việc của một hay nhiều công ty để tạo nên một không gian chung. Nó vượt trội hơn văn phòng chung ở điểm chỉ chia sẻ không gian và trang thiết bị cho công việc và vẫn giữ được sự riêng tư của mỗi nhân viên.
4.4. Căn hộ văn phòng (Officetel)
Officetel kết hợp không gian sống, sinh hoạt với không gian văn phòng làm việc. Vì vậy nhân viên sẽ thuận tiện hơn trong vấn đề làm việc và nghỉ ngơi. Các loại hình văn phòng này thường được tối ưu nhất có thể để đáp ứng vừa làm việc hiệu quả vừa nghỉ ngơi thoải mái.
4.5. Văn phòng xanh (Biophilic Office)
Đặc trưng của những loại mô hình văn phòng này là thiết kế mang đậm yếu tố thiên nhiên với cây xanh, ánh sáng mặt trời, gió, nước và chất liệu gỗ,… Biophilic Office với không gian xanh trong văn phòng đề cao sức khỏe, tinh thần của người lao động. Kết hợp hệ thống trang trí đậm chất thiên nhiên, cây xanh cùng với yếu tố phong thủy sẽ đem đến nhiều tài lộc giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
4.6. Văn phòng thông minh (Smart Office)
Smart Office đáp ứng việc bắt kịp xu thế thời đại công nghệ 4.0 khi được trang bị đầy đủ trang thiết bị hiện đại, ứng dụng kỹ thuật số và tận dụng tối ưu diện tích. Những loại mô hình văn phòng thông minh có tác dụng giúp nhân viên hạn chế các hoạt động thừa thãi. Quá trình tự động hóa giúp giảm thiểu khối lượng công việc quá nặng nề. Các trang thiết bị hiện đại góp phần làm các văn phòng trở nên linh hoạt và năng động.
4.7. Văn phòng bền vững
Văn phòng bền vững là các loại hình văn phòng hướng đến sự bền vững trong bối cảnh kinh tế – xã hội, môi trường đầy biến động như hiện nay. Ưu điểm của nó là bảo vệ môi trường, nâng cao những trải nghiệm khi làm việc của nhân viên. Góp phần gắn giá trị của cá nhân với giá trị của doanh nghiệp để đầu tư vào con người, nhằm thúc đẩy tổ chức vận hành kinh doanh được hiệu quả hơn.
4.8. Văn phòng riêng (Private Office)
Đây là các loại hình văn phòng có không gian yên tĩnh và riêng tư cho nhân viên trong quá trình làm việc. Có thể dễ dàng sắp xếp, bố trí không gian theo ý muốn, kết hợp với việc linh động trong bố trí nội thất và kết hợp không gian xanh. Văn phòng riêng giúp công ty dễ dàng quản lý và vận hành công việc, phân công việc cho nhân viên thực hiện hiệu quả hơn.
4.9. Văn phòng Agile
Agile là các loại hình văn phòng theo phong cách tự do và linh hoạt. Nó đảm bảo được sự thông thoáng và các văn phòng được thiết kế thông với nhau, dễ dàng di chuyển giữa các không gian làm việc mà không gặp chướng ngại vật.
Bên cạnh đó, Agile còn tích hợp các không gian giải trí trong văn phòng với những trò chơi giải trí hay máy bán hàng tự động. Kiểu văn phòng này phát huy hiệu quả trong việc thư giãn của nhân viên và góp phần cải thiện năng suất làm việc.
Trên đây là các loại hình văn phòng ở Việt Nam hiện nay mà Timi Office muốn chia sẻ để bạn tham khảo. Hãy chọn kiểu văn phòng phù hợp với doanh nghiệp và vận dụng óc sáng tạo của mình để có được một không gian làm việc ưng ý nhé!
>>>> NỘI DUNG LIÊN QUAN: TOP 10+ mẫu nhà ở kết hợp văn phòng đẹp, đáng đầu tư 2023
